3 etapas para simplificar a comunicação do hóspede no aluguel de temporada

Comunicação do hóspede do aluguel de férias

Qualquer anfitrião experiente será capaz de dizer que manter uma comunicação impecável com o hóspede é a chave para o seu sucesso no setor de aluguel por temporada. É fundamental quando se trata de construir um bom relacionamento com seus convidados e aprimorar sua experiência, fazendo com que se sintam especiais e bem-vindos. Para ajudá-lo a levar sua comunicação com o convidado a um novo nível, reunimos três etapas que você pode começar a implementar imediatamente.

Etapa um: torne a comunicação com o hóspede do seu aluguel de temporada impecável

Ao se comunicar com seus hóspedes de aluguel de curto prazo, há três aspectos principais que você deve considerar. Estes são o seu tempo de resposta, o conteúdo da sua mensagem e o tom de voz.

Tempo de resposta

Na maioria dos casos, você se comunicará com os hóspedes que irão se hospedar em sua propriedade pela primeira vez. Portanto, é compreensível que eles possam ter algumas perguntas sobre o processo de reserva, as modalidades de check-in e check-out ou as comodidades que você oferece. Ao responder prontamente às perguntas (de preferência dentro de uma hora), você pode se apresentar como um host responsivo e garantir mais reservas.

Personalização

Embora seja importante que você responda rapidamente, não deve ser feito à custa da personalização. As interações anfitrião-convidado devem ser calorosas, acolhedoras e educadas. Por esse motivo, é importante que você sempre inclua o nome do seu hóspede e detalhes sobre a reserva em suas mensagens. Também é melhor usar voz ativa, pois isso também contribui para uma comunicação eficaz envolvendo seus convidados no processo de mensagens.

Tom

Um dos desafios é quando você precisa comunicar informações sobre as regras da casa. Para garantir que você ainda pareça amigável, use um tom positivo, evitando o uso de palavras negativas. 

No final do dia, seus convidados querem ter a certeza de que você é um anfitrião atencioso que deseja criar a melhor experiência de hóspede para eles. Como você não os conhecerá pessoalmente antes de sua estadia (e possivelmente nunca os encontrará durante sua estadia também se gerenciar seu aluguel remotamente), você precisa confiar no tom de sua mensagem para transmitir que os valoriza e se preocupa sobre sua experiência em cada etapa do caminho.

Etapa dois: automatize a comunicação com o hóspede do seu aluguel de temporada

Se você está se perguntando como pode responder mais rápido enquanto ainda usa mensagens personalizadas, a resposta é com a ajuda da automação. Automatizar o processo de comunicação com o hóspede, em vez de lidar com tudo manualmente, permite que você economize até 70% do seu tempo. 

Por exemplo, um software de aluguel por temporada como o iGMS oferece modelos, gatilhos e uma caixa de entrada unificada para todas as mensagens de seus convidados. Você pode usar o software para criar modelos para cada etapa do processo de reserva. Ao, por exemplo, enviar aos seus convidados uma mensagem de acompanhamento após a estadia deles, você pode lembrá-los de deixar uma avaliação. Como alternativa, você pode simplesmente criar um modelo simples para agradecê-los por sua estadia e incentivá-los a visitá-lo novamente.

Você também pode dar um passo adiante e usar o recurso de mensagens automatizadas. O software de gerenciamento de aluguel por temporada enviará suas mensagens com base nos gatilhos que você criou. Isso o ajudará a melhorar a experiência geral do hóspede e a economizar muito tempo na comunicação com ele, que pode ser usado para aprimorar outros aspectos do seu negócio, como atrair mais hóspedes , aprimorar suas estratégias de marketing ou encontrar novas oportunidades de parceria.

Etapa três: rastreie a eficiência da comunicação com os hóspedes

Agora que você implantou sistemas e adotou estratégias de comunicação para agilizar sua comunicação com os hóspedes, como saber realmente se a comunicação com os hóspedes é eficaz? A resposta é rastreando KPIs de aluguel por temporada, como seu tempo médio de resposta a uma consulta e sua taxa de conversão de consulta para reserva. 

Não são apenas os hóspedes que prestam atenção ao seu tempo de resposta, mas também a Airbnb. A plataforma dá muita ênfase à taxa de resposta dos hosts e a usa como um dos fatores de classificação. 

Além do mais, se você demorar muito para responder, isso também pode impactar negativamente sua taxa de conversão de consulta para reserva. Ao se manter atualizado com essas métricas, você terá uma imagem mais clara de quais áreas precisa melhorar. Se o seu tempo médio de resposta estiver acima da média, mas sua taxa de conversão de consulta para reserva for baixa, pode ser que sua propriedade não ofereça valor suficiente. 

Em vez de tentar rastrear esses KPIs manualmente, os hosts e as empresas de gerenciamento de propriedades do Airbnb podem usar o iGMS com seu novo recurso complementar chamado PROtrack. Com PROtrack , você pode:

1) Acompanhe o tempo de trabalho de cada agente de suporte ao convidado 

2) Distribuir tíquetes (mensagens para convidados) uniformemente dentro de sua equipe de suporte para convidados 

3) Personalize quais tíquetes cada agente de suporte ao hóspede deve lidar com base em sua área de especialização e na plataforma de aluguel de férias de onde as mensagens dos hóspedes vêm

4) Acesse relatórios em tempo real para medir as métricas de comunicação do convidado mais importantes, incluindo as mencionadas acima.

Conclusão

A comunicação regular com os hóspedes antes, durante e depois da estadia é benéfica tanto para os anfitriões quanto para os hóspedes. Para os anfitriões, dá a oportunidade de atrair mais reservas, resolver prontamente quaisquer problemas que surjam e estabelecer comunicação após a partida para ajudar a garantir o retorno dos hóspedes. Para os hóspedes, dá a certeza de que são bem-vindos, o que é fundamental para que se sintam em casa e aproveitem ao máximo as férias. Felizmente, com um toque de automação, torna-se uma segunda natureza para os hosts criar e enviar respostas personalizadas prontamente. 

FONTE:https://stayfi.com/vrm-insider/2021/06/18/3-steps-to-streamlining-vacation-rental-guest-communication/